Notre gouvernance

V2.0

L’Archipel Citoyen est décomposé en groupes de travail le plus pertinents possible, que l’on nomme des cercles.

Les chapitres suivants décrivent l’architecture, l’organisation et le fonctionnement du mouvement et de ces cercles.

1. Participant à l’Archipel Citoyen

Les participants au mouvement peuvent être de deux catégories:

Soutien:

A cliqué « Je soutiens » sur le site internet, affiche son appui à la démarche

  • Droits :
    • Se voit proposer de recevoir newsletter / info
    • Peut contribuer via les plateformes de délibération civocracy, etc mais ne participe pas aux prises de décision du Grand Cercle
    • Peut, comme toute personne consultant le site, effectuer un don qui ouvre à droit à défiscalisation à hauteur de 66%.
  • Devoirs : aucun

Adhérent.e:

A cliqué « J’adhère » en ligne

  • Droits :
    • Appartient de fait au Grand Cercle et peut prendre part aux processus décisionnels de celui-ci, peut voter en cas de vote
    • Bénéficie d’un tutorat / accompagnement pour rejoindre les cercles qu’il ou elle désire intégrer
  • Devoirs :
    • Adhérer au manifeste du mouvement (texte fondateur)
    • Avoir lu les FAQ avant de contribuer
    • Suivre les principes d’organisation du mouvement dans leur contribution aux textes, échanges et décisions des cercles auxquels il/elle veut s’intégrer
    • S’engager moralement à contribuer aux travaux du mouvement dans la mesure de ses possibilités. L’Archipel ne sera Citoyen que si toutes et tous contribuent. La démocratie ne peut se réinventer que par l’investissement de chacune et chacun dans l’élaboration du mouvement.

Le montant de l’adhésion est libre mais avec un minimum de 2 euros. Si un.e adhérent.e ne peut pas contribuer financièrement, il lui sera proposé de contacter l’Archipel pour évaluer les possibilités d’investissement en temps. Dans un second temps sera peut-être étudié, sous réserve technique, la possibilité d’offrir des « adhésions suspendues » sur le principe des cafés « suspendus » (un adhérent paye une adhésion pour une autre personne en la laissant libre d’être saisir par celui qui le désire).

2. Architecture de l’Archipel Citoyen en Cercles

L’architecture du mouvement est composée de 3 cercles:

Le Grand Cercle :

Le Grand Cercle est à voir comme une communauté, celle des adhérents, autant qu’un temps, celui de la décision collective. Il n’a pas de production en tant que telle vers le reste du mouvement. Il n’a pas de représentation.

Le Cercle de Coordination :

Le Cercle de Coordination est un animateur du mouvement. Il s’assure que les valeurs (manifeste) et principes d’organisation du mouvement sont appliqués. Pour cela, il lui est délégué par le Grand Cercle un pouvoir décisionnel sur un champ de compétences permettant de maintenir la cohérence d’ensemble du mouvement, le respect des valeurs et des principes, le maintien des objectifs calendaires en apportant arbitrage ou rappel.

Il crée du de lien entre les Cercles de fonctionnement, les adhérents et le Grand Cercle en  aidant à prioriser et hiérarchiser les requêtes / remontées (tout en respectant la liberté d’accès de tout adhérent au Grand Cercle), en apaisant les tensions potentielles.

Les Cercles de Fonctionnement :

Leur rôle est entièrement à définir par celles et ceux qui le composent.

2.1 Le Grand Cercle

Son rôle :

  • Se réunir 1 fois tous les 3 mois pour
    • voir et échanger sur les avancements de tous les Cercles
    • voter sur les décisions mises à l’agenda

Toutes les deux sessions (tous les 6 mois):

  • voter sur le renouvellement des membres du cercle de coordination
  • voter sur les objectifs du Cercle de coordination pour au moins les 6 prochains mois

L’agenda détaillé est établit par le Cercle de coordination.

  • Voter sur les propositions de l’agenda du cercle de coordination, sur le principe 1 adherent = 1 voix
  • Débattre et valider les modifications majeures de manifeste / stratégie / architecture / gouvernance / outils/ communication / finances, tous ensemble, à l’initiative des cercles de fonctionnement (notion de remontée d’information) et après discussion avec le cercle de coordination (notion de filtre)
  • Arbitrer les éventuels désaccords construits émergeant entre les cercles: soit sur lesquels le cercle de coordination ou un futur cercle de gestion des désaccords n’a pas réussi à assurer une convergence, soit sur lesquels les valeurs et principes du mouvement sont remis en cause

Sa composition/taille : tous les adhérents

Ses modalités de désignation : sont invités l’ensemble des adhérents au sens défini ci-dessus et à jour de leur cotisation.

2.2 Le Cercle de Coordination

Son rôle :

  • Animer l’ensemble du mouvement en s’assurant que les valeurs (manifeste) et principes d’organisation du mouvement sont appliqués. Pour cela, il lui est délégué par le Grand Cercle un pouvoir décisionnel sur un champ de compétences permettant de maintenir la cohérence d’ensemble du mouvement, le respect des valeurs et des principes, le maintien des objectifs calendaires en apportant arbitrage ou rappel.

A ce titre, le cercle de coordination est en charge par défaut de la gestion courante du mouvement, en conformité avec les orientations décidées par le Grand Cercle. Cela implique à minima les finances, les bureaux, la communication globale, l’animation et l’organisation d’événement, la gestion des outils communs, la gestion des adhérents.

A tout moment un cercle spécifique peut être créé pour prendre en charge une de ses activités, suivant la procédure de création d’un cercle. Le cercle ainsi créé devient pleinement responsable de l’activité de gestion associée. Il agit en bonne entente avec le cercle de coordination et reporte auprès du Grand Cercle, comme tous les cercles.

  • Coordonner et assurer la tenue de la feuille de route validée par le Grand Cercle et en rendre compte à chaque échéance.

Cette feuille de route doit s’entendre à  la fois comme une proposition de stratégie générale et un calendrier jusqu’en 2020 que comme toute feuille de route intermédiaire (entre chaque assemblée du Grand Cercle) de manière à fournir en permanence à la fois la vision court, moyen et long terme à tous les adhérents.

  • Préparer les réunions du Grand Cercle:
    • Planifier, organiser et animer les réunions du Grand Cercle
    • Prioriser et hiérarchiser les requêtes et informations hors agenda type.

Voir la procédure spécifique  » Préparation et déroulement de la réunion du Grand Cercle ».

  • Créer du lien, apaiser ou résoudre les tensions potentielles.
  • Traiter, instruire et répondre aux requêtes spécifiques des adhérents (requête simple, requête de destitution, demande de création d’un nouveau Cercle)
  • Maintenir la liste des Cercles et leurs thèmatiques sur le site du mouvement, avec les mails spécifiques et éventuellement les représentants/ créateurs.

Tout.e adhérent.e peut assister s’il le souhaite aux réunions du cercle de coordination. Néanmoins il ne peut pas prendre part aux discussions afin de préserver l’efficacité de la réunion.

Il est à noter que la fonction « Représenter le mouvement » ne lui a pas été attribuée. Le groupe de travail a défini que le cercle Communication est autonome à définir la stratégie de communication et de la représentation externe du mouvement. Il en réfère au cercle de coordination pour assurer l’homogénéité mais il faut laisser aux cercles de gestion de l’autonomie, en accord avec les principes.

Note : concernant les porte-parole, ils font partie de la Com et ce groupe a défini de manière autonome que leur désignation se ferait selon l’élection sans candidat, au sein des membres du cercle Communication et Coordination et par les mêmes membres.

Sa composition/taille :

Tout adhérent peut participer ou être membre, sur simple demande. Pas de rôles a priori, pas de leader, pas de chef.

Règles spécifiques pour les membres du cercle de coordination

Un membre du cercle de coordination ne peut participer à plus de deux autres cercles, afin de conserver le dynamisme des idées. Il n’y a pas de restriction sur un non membre du cercle de coordination.

2.3 Les Cercles de fonctionnement

Ces cercles peuvent être :

  • Programmatiques (synonyme : thématique) : ont alors vocation à être les boîtes à idées politiques du mouvement
  • Organisationnels (synonymes : de gestion) : par exemple, communication, finances, éthique, éduc citoyenne, accueil nouveaux adhérents, logistique, animation/artistique, diagnostic, etc…
  • Géographiques (synonyme : locaux). Pourraient par exemple se charger de recrutement des adhérents, faire la publicité locale du mouvement, organiser des actions à vocation territoriale

Rôle d’un cercle de fonctionnement :

  • S’emparer des sujets qui lui semblent nécessaires et pour lesquels il souhaite rassembler des acteurs et mener des actions
  • Définir ses propres moyens de fonctionnement, y compris sa communication, en s’appuyant sur les boîtes à outils, gouvernance et méthodes proposés par le Cercle de coordination en s’étant au préalable imprégné des principes d’organisation du mouvement. Les interactions entre cercles doivent être favorisées mais sont laissées à la libre appréciation des cercles de fonctionnement. Aucun représentant n’est imposé dans d’autres cercles, y compris celui de coordination, excepté pour le Grand Cercle qui réunit tous les membres
  • Présenter ses travaux auprès du Grand Cercle
  • Accueillir ses nouveaux membres

Sa composition/taille :

Libre à chaque cercle de déterminer sa composition et sa taille. Un nombre minimum de 10 personnes est conseillé pour assurer le traitement collaboratif des questions et limiter le risque d’épuisement des actifs.

Tout adhérent peut demander à faire partie d’un Cercle en utilisant le mail dédié.

3. Procédures spécifiques liées aux Cercles, utilisable par tous les adhérents

Demande de création d’un nouveau Cercle

A tout moment un groupe de membre peut proposer la création d’un cercle.

Pour cela il doit adresser au cercle de coordination un descriptif du cercle contenant au minimum sa désignation, ses objectifs, son périmètre, ses responsabilités, son représentant auprès du Grand Cercle.

Un cercle peut être créé pour prendre en charge une des activités du Cercle de Coordination, devenant ainsi pleinement responsable de l’activité de gestion associée.

Le cercle de coordination vérifiera sa cohérence avec les principes du mouvement et avec les autres groupes existants et mettre à disposition les outils nécessaires.

Le représentant du nouveau cercle est responsable de la présentation des travaux auprès du grand cercle, de la demande de création d’une adresse générique auprès de la coordination.

Demande d’adhésion à un Cercle

Tout adhérent a accès à la liste des Cercles et leurs sujets sur le site internet du mouvement. Il a ainsi accès au mail dédié de chaque Cercle qui lui permet de rentrer en contact avec ledit Cercle et de demander de l’intégrer.

Contacter le Cercle de Coordination pour une requête générique

Tout.e adhérent.e peut solliciter à tout moment le cercle de coordination au travers de l’adresse générique contact@larchipelcitoyen.org et une réponse doit être apportée sous 4 jours indiquant le calendrier prévu de résolution de la problématique.

Requête en destitution d’un membre du Cercle de Coordination

A la demande des adhérents (quorum de 10%) ou du cercle de coordination lui-même (quorum de 1/3 de ses membres), un adhérent  ou membre du cercle de coordination peut faire la demande au cercle de coordination d’une proposition de destitution d’un ou plusieurs membres de la coordination.

Cette demande doit être accompagné d’un rapport listant les manquements/faits à l’origine de la demande au regard des principes (valeurs, abus de pouvoir etc..)

Si le quorum est atteint, le cercle de coordination doit mettre à l’ordre du jour du Grand Cercle suivant un vote sur la proposition de destitution. Le vote reprend le même processus que lors de la désignation (jugement majoritaire).

Jusqu’à la fin du mandat le cercle de coordination fonctionne avec moins de membres, il n’y a pas de renouvellement des membres destitués.

Requête en destitution d’un Adhérent de l’Archipel Citoyen

Les membres d’un cercle, incluant le cercle de coordination, peuvent demander au cercle de coordination la proposition de destitution d’un ou plusieurs membres.

Cette demande doit être accompagné d’un rapport listant les manquements/faits à l’origine de la demande au regard des principes (valeurs, abus de pouvoir etc..).

Si le demande est fondée et correspond à une perturbation interne au cercle concerné, le cercle de coordination mène alors une enquête auprès des membres du cercle concerné, et peut éventuellement convoquer les membres et la personne concernée afin de clarifier et résoudre le problème. En cas d’impossibilité de trouver un compromis et de problème avéré, le cercle de coordination peut prononcer la radiation de la personne.

Dans tous les cas le cercle émetteur de la demande sera tenu au courant de la décision. En cas de radiation le grand cercle sera tenu au courant de la radiation de manière non nominative.

Si la demande est fondée et correspond à un problème extérieur au mouvement (communication contradictoire au nom du mouvement, atteinte à son image, etc..), le cercle de coordination convoque la personne concernée afin de clarifier et résoudre le problème. Le cercle de coordination peut prononcer la radiation de la personne.

Dans tous les cas le cercle émetteur de la demande sera tenu au courant de la décision. En cas de radiation le grand cercle sera tenu au courant du nom de la personne concernée, des impacts externes et du plan de communication associé pour minimiser les impacts.

4. Procédures spécifiques liées au Grand Cercle

Modalités de désignation des membres du Cercle de Coordination :

  • Renouvellement des mandats:

2 x 6 mois max sauf si impossibilité de trouver un remplaçant alors un mandat de plus est accepté mais limité à une durée de mandat totale de 18 mois. Possibilité de se re-présenter après une carence de 6 mois si mandat de 12 mois, 1 an si mandat de 18 mois.  L’objectif n’est pas tant d’écarter / empêcher mais à l’inverse de montrer l’exemple en instaurant le non renouvellement. Cela permet aussi de susciter des vocations, de faire émerger des personnalités. On peut éviter l’écueil de la perte d’expérience par le fait que les anciens du cercle de coordination peuvent continuer à contribuer via les cercles et via le renouvellement par moitié. Le mouvement se doit d’expérimenter ce qu’il prône.

  • Etre candidat

Conditions :

  • Être adhérent à jour de sa cotisation
  • Déposer un acte de candidature auprès du cercle de coordination. Tout acte doit être déposé un mois avant la date de réunion du Grand Cercle, sinon elle sera prise en compte lors du prochain rassemblement.
  • Remplir une fiche de déclaration d’engagement et de motivation:
  • Motivation pour l’archipel
  • Motivation pour le Cercle de Coordination
  • Temps/Energie estimée pour se dédier aux activités du cercle (approche qualitative)

Format : Texte de 10 à 20 lignes max + vidéo ou oral <2min (voire 1min) avec aide de la part du cercle de coordination (accompagnement)

  • Processus de vote :

Jugement majoritaire pour chaque personne avec prise de connaissance des déclarations d’engagement et de motivation à J-15. Vote secret.

Toute personne ayant recueillie une mention passable ou à rejeter est écartée du scrutin.

Dans la limite des places disponibles (15), les personnes les mieux jugées entrent dans le cercle de coordination.

Un quorum de votes, incluant les procurations, d’au moins 50% doit être atteint afin de valider l’élection.

  • Qui peut voter ?

Tous les adhérents à jour de leurs cotisations et présent physiquement.

  • Procuration

Chaque adhérent peut demander une procuration en faveur d’un votant présent physiquement. La demande doit être envoyée au cercle de coordination au minimum 2 jours avant la réunion du Grand Cercle.

Un adhérent ne peut pas cumuler plus de 3 procurations, en plus de son vote.

  • Que faire en l’absence de candidats ?

Il n’est pas obligatoire d’être 30, l’élection peut donc avoir lieu  même si tous les postes ne sont pas pourvus. Cependant, si on passe sous le seuil total des 15, il pourra être proposé à d’anciens membres du cercle de coordination de se porter candidats en dehors du temps réglementaire.

  • Fonctionnement des roulements :
    • Les 15 (ou moins) récents peuvent démissionner ou choisir de poursuivre. Pour permettre ce pendant de faire face à des desiderata de poursuite justifiés, il est proposé qu’1 mois avant le vote, le cercle de coordination se réunisse et discute de qui se représente ou pas (crée de la cohésion, permet de discuter en connaissance de cause des lacunes, manque d’investissement, etc…). Cependant tous ceux qui veulent être reconduits le sont automatiquement
    • Les 15 (ou moins) anciens laissent la place (sauf dispositions relatives au renouvellement des mandats, voir plus haut)

Préparation et déroulement de la réunion du Grand Cercle

Agenda type:

  • Revue des avancements des travaux des Cercles, présentation des nouveaux Cercles
  • Présentation du bilan du Cercle de coordination et de sa feuille de route
  • Vote de la feuille de route
  • Vote sur le renouvellement des membres du cercle de coordination (tous les 6 mois)

Thèmes spécifiques

  • Arbitrage sur les conflits remontés
  • Vote sur les requêtes spécifiques
  • Vote sur les demandes de destitution d’un membre du Cercle de Coordination
  • Présentation des exclusions de membre

Organisation:

=> J-45 En cas de renouvellement du Cercle de coordination, demander les fiches de déclaration d’engagement et de motivation des candidats.

=> J-30 Contacter l’ensemble des Cercles pour préparer la présentation des avancées des travaux respectifs et présenter les nouveaux Cercle.

J-30 Clôture des inscriptions pour le renouvellement du Cercle de Coordination.

J-15

  • Envoyer l’agenda et tous les documents nécessaires aux décisions et aux votes:
  • Envoyer les fiche de déclaration d’engagement et de motivation pour le renouvellement des membres du Cercle de coordination. Préparer les modalités du vote.

J-15=>J0

  • Préparer le bilan et la prochaine feuille de route.
  • Préparer la présentation des conflits internes nécessitant un arbitrage du Grand Cercle.
  • Préparer la présentation des demandes de destitutions des membres du Cercle de Coordination.
  • Préparer la présentation des exclusions de membres et les plans de communication associés.
  • Valider les procurations en cas de renouvellement du Cercle de coordination. Assurer un quorum d’au moins 50%.